为提高办文质量和工作效率，促进公文处理规范化，根据《国家行政机关公文处理办法》和《海口市行政机关公文处理实施细则》，结合我局实际，制订本办法。

　　一、收文处理

　　收文处理一般包括签收、分发、批办、承办、催办等程序。

　　（一）公文签收

　　局机关收到的公文，由办公室收发人员签收、拆封、登记和编号。需要办理的公文，收发人员要及时送办公室负责人提出拟办意见，送局领导批示后，交有关处室办理。其他部门需我局会签的文件，由局办公室负责协调，报送分管副局长（含处级领导）或局长批阅。一般件在24小时内交有关处室办理，紧急公文随收随办，并提出反馈时限。

　　（二）公文分发

　　1．凡送市民政局的公文，需要呈局领导的，由局办公室提出拟办意见后，直接呈送局领导。需要办理的，由局办公室提出拟办意见，送局领导批示后，再送有关处室办理。

　　2．涉及几个处室工作的来文，如无密级规定，由局办公室复印送有关处室办理。

　　3．直送领导同志个人公文。除领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外，按规定程序办理。

　　4．邀请局领导同志参加活动的公文，由局办公室直接办理。

　　5．签收的公文应在一个工作日内分发，急件即收即分发。

　　（三）公文批办

　　1．局领导审批公文应提出明确的批示意见。对于一般报告性公文，圈阅表示“已阅知”。对于有具体请示事项的公文，局领导应提出明确的“同意”、“不同意”或其他具体意见，并写上姓名和时间；如主批人已签署明确意见，其他审批人随后圈阅，视为同意主批人意见；如有不同意见，由局办公室负责沟通。领导的签署涉及多个处室办理的事项，由签署的第一个处室作为主办处室牵头办理。

　　2．局领导对报请审批的各类公文，要及时批阅。对一般公文的批阅，一般不能超过2个工作日；对限时办理的公文，应在规定时限内批阅；对特急件，应及时批阅。局领导对报请审批的公文，一般应批示明确意见。

　　（四）公文承办

　　1．承办处室收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。一般公文应当在2个工作日内办结，涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应当力争在3个工作日内办结。紧急公文应当按照时限要求办理，确有困难的应当及时说明。

　　2．公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办处室应当与有关部门协商；如有分歧，主办处室主要负责人应当出面协调，如仍不能取得一致，可以报请局领导协调或裁定。

　　（五）公文催办

　　经局领导批示或者交办的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。各处室应当定期检查承办公文的处理情况，防止漏办和压误。对拖而不办造成影响的，要追究主办处室和经办人员的责任。

　　二、发文处理

　　发文处理包括公文草拟、审核、签发、复核、缮印、用印和分发等程序。

　　（一）公文草拟

　　1．属于各处室业务范围内的工作需要发文时，一般由处室草拟文稿；涉及两个以上处室时，一般由一个主办处室牵头共同起草；综合性公文，一般由办公室拟稿。我局主管范围内的工作，需要市委、市政府发文时，先由我局代拟文稿。

　　2．上报的请示性公文，凡涉及其他部门职能的，主办处室应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办处室主要负责人应当出面协调，否则不能单独行文。

　　3．涉及局领导在有关业务工作会议上的讲话，必须先由有关处室草拟初稿，送交局办公室核稿后再送局领导审阅。

　　4．草拟公文应当做到：

　　（1）公文要符合国家有关法律、法规及其他有关规定。要与我局已发公文涉及同类问题的规定相衔接，注意各项政策的稳定性、连续性。需要改变过去的政策规定或者提出新的政策规定时，送请审批时应当特别加以说明，同时应明确原实行政策废止。

　　（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（3）人名、地名、数字、行文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体年、月、日。

　　（4）公文中凡涉及年月日、人名、单位名、地名、文件名称、事物名称等，要使用全称或规范化简称。有的名称在公文中多次出现，第一次要用全称，注明“以下简称××”，后面才可用简称。使用外文名称或缩写，应当在第一次出现时注明准确中文译名。联合发文，应将主办机关排列在前，并只标明主办机关一个文号。

　　（5）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，编号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　（6）公文中除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉语外，应当使用阿拉伯数字。同一公文中，数字的使用应前后一致。

　　（7）公文章节序数的使用，一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　　（8）公文中的计量单位，一律使用国家法定的计量单位。如长度用“厘米”、“米”、“千米”或“公里”，质量（重量）用“克”、“千克”或“公斤”、“吨”。

　　（9）草拟公文统一使用电脑打印。文稿修改较多，稿面不清楚的，应清稿后送审。送审文稿一并报送电子版。

　　（10）起草公文所依据的文件和主要参考资料，应当附在文稿之后，一并送审。

　　（二）公文审核

　　1．公文送局领导签发前，主办处室领导应当把关，然后送交办公室由办公室负责人审核。由办公室直接草拟的局重要公文，由分管领导审核，局主要领导签发。严禁主办处室将局领导签发的公文再送办公室核稿。

　　2．文稿审核重点是：

　　（1）内容与国家法律、法规以及上级机关有关规定是否一致，与本局下达的文件是否相衔接，公文本身各章节段落之间有无矛盾，是否考虑到综合平衡等。

　　（2）观点是否正确，提法是否适当，主题是否明确，中心是否突出，要求是否具体，措施是否可行，概念是否准确，推理是否符合逻辑，说理是否清楚、透彻，分析是否实事求是，引用数字是否准确，有无知识性错误，有无多余的或不必要的文字。

　　（3）涉及其它部门或处室的问题是否协商一致。

　　（4）公文的条理是否清楚，文字有无歧义，有无错漏，标点使用是否正确等。

　　（5）行文关系是否正确，使用文种是否确切，公文格式是否符合规定。

　　3．局办公室经核稿如发现有不妥之处，必须进行修改。局办公室经审核，可视具体情况将文稿退回原承办者重新办文或要求处室进行重大调整。

　　（三）公文签发

　　1．以民政局党组名义制发的文件，由党组书记或受党组书记委托主持工作的党组副书记签发。

　　2．以民政局名义呈送市委、市政府、民政厅的综合性、全局性请示、报告和涉及重大方针政策事项的重要文件以及以民政局名义制定的规范性文件，由局长或受局长委托主持工作的副局长签发。

　　3．以民政局名义制发的下行文或平行文等文件，按照职责分工，由分管副局长审核，由局长签发。

　　4．属于处室便函，由处室负责人签发。

　　5．需要会签的按公文会签程序办理。

　　6．分管局领导临时不在机关，有时间性的发文，凡分管局领导在公文处理单上已签署了明确意见的或局办公室记录了分管局领导口头、电话指示同意签发的，发文文稿经办公室负责人审核把关后即予印发，事后由办公室请局领导补签。

　　7．发文文稿经局办公室核稿后，如拟文处室需对文稿再进行修改，应重新送局办公室核稿。

　　8．文件按管理权限一经签发，如需修改，必须经签发人同意并重新签发。

　　（四）公文复核

　　局领导签发后的公文送办公室编号登记，再送打印室印制。公文正式印制前，办公室文秘人员应当进行复核，重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质修改的，应当按照程序复审。

　　（五）公文缮印

　　1．缮印公文，应当按照轻重缓急安排。紧急公文必须按时间要求印出，不得延误。对复印的公文，拟稿人必须负责校对。校对应认真细致，准确无误，如发现不妥之处，应当及时与核稿人商量改正。校对人应当在公文清样上签名，以示负责。

　　2．印刷秘密公文，应当交由局办公室安排在指定的电脑上打印。秘密公文的印制、校对应当尽量减少接触人员。

　　（六）公文用印

　　局机关印章及局长个人用于公文的名章，由办公室专职人员掌管，并负责用印监印。凡以局机关名义制发的公文，必须凭经局领导签发的文稿，方予用印。

　　（七）公文封发

　　公文印制后由拟文处室封发，急件即制即封发。公文发出，必须编号和登记，并履行严密的传递、交接手续。传递标有密级的公文时，应采取相应的保密措施。以局名义下发的涉及全局工作或重要的文件，同时向全局各处室分发。

　　三、行文规则

　　（一）根据职能范围，我局可以与市政府各部门、市级各人民团体互相行文，可以向各区政府的民政部门行文，也可以与市委有关部门相互行文。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

　　（二）我局可以直接同市政府各部门联合行文，可以同市委有关部门联合行文，可以同市级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

　　（三）以局机关名义制发的规范性文件，事先应当按规定报市法制局进行法核。

　　（四）严禁以处室的名义制发文件。各处室制发的函件，只能用于对外联系、商洽一般性业务，不得以函代文。

　　（五）请示类公文一般应一文一事。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，不得直送或同时报送领导者个人。

　　（六）请示、报告不得混用、并用，报告中不得夹带请示事项。

　　（七）发文要坚持精简、实效的原则，控制数量，提高质量。一般性具体工作不发文件。提倡使用电话、传真和深入基层指导工作。

　　四、公文保密

　　（一）局机关公文处理工作应严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、市委办公厅《保密工作细则》和我局《保密工作制度》。

　　（二）需要保密的公文，视机密程度，在公文首页左上角标明“秘密”、“机密”、“绝密”及保密期限。“绝密”、“机密”公文应标明份数序号，份数序号标在眉首右上角。

　　（三）传递秘密公文，必须采取保密措施。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

　　（四）对上级机关的来文，除绝密和注明不准翻印的以外，经办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当标明翻印的处室、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。

　　（五）经常进行保密教育，增强机要文秘人员保密观念和组织纪律性。

　　五、公文立卷、销毁

　　（一）具有查考和保存价值的发文（文稿、正本）、收文和有关材料，办理完毕后及时整理立卷。电报随同文件一起立卷。公文立卷，应当按照发文机关、内容、文种、时间、文件的利用价值以及公文之间的内在联系，进行分类组卷。联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

　　（二）局机关各类文书档案由局办公室专人负责、统一管理。以局名义召开会议形成的材料，要在会后一周内报局办公室。各处室在工作中形成的文书档案先由处室专人负责整理、立卷、归档，并与次年初交由局办公室负责保管和提供利用。个人不得保存应存档的公文。

　　（三）公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关的证明章，视同正式文件妥善保管。

　　（四）我局文书档案一律不得外借，因工作需要的,须经档案管理人员同意后可查阅有关内容。外单位使用我局文书档案须经办公室负责人批准。

　　    （五）案卷要确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

　　（六）不需要存档的公文和超过保管期限的案卷，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，必须进行登记，经主管领导人批准，由二人以上监销，不得丢失和漏销。