各区民政局、行政审批服务局，局机关各科（局）、局属各单位：

为加强海口市社会组织登记档案的规范管理，充分发挥社会组织登记档案的作用，结合我市实际，现将《海口市社会组织登记档案管理办法》印发给你们遵照执行。各区可结合本区实际自行制定社会组织登记档案管理办法或参照执行。

海口市民政局
2024 年 9 月 11 日

海口市社会组织登记档案管理办法

第一条 为加强我市社会组织登记档案的规范管理，充分发挥社会组织登记档案的作用，根据《社会团体登记管理条例》、《民办非企业单位登记管理暂行条例》、《社会组织登记档案管理办法》及国家档案管理有关规定，结合我市实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于在本市行政区域内依法成立登记的社会组织。

第三条 社会组织登记管理机构为社会组织登记的审批部门，负责接收、审核社会组织成立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准和行政执法等事项中形成的各类纸质材料，并且确保社会组织登记档案内容的真实性、完整性和合法性。第四条 社会组织登记档案管理机构为社会组织登记档案的保管部门，履行社会组织登记档案的保管和利用职责，配备与档案工作相适应的档案人员负责社会组织登记档案管理工作，并履行以下职责：

（一）保管社会组织登记档案；
    （二）按照规定提供档案利用；
    （三）及时统计档案数量及其变化情况；
    （四）岗位变动时，做好移交工作。

第五条 本办法所称社会组织登记档案是指社会组织登记管理机构在依法为社会团体、民办非企业单位办理申请成立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准和行政执法等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件材料。

第六条 社会组织登记档案分为社会团体和民办非企业单位两类，档案以纸质形式保管，按照一个社会组织一档的原则，归档文件材料以“件”为单位进行整理，一个社会组织的所有文件材料按照形成的时间顺序排列。

第七条 社会组织登记管理机构负责社会组织登记文件材料的收集、整理，并于行政许可、行政审批、行政处罚等相关事项办理完毕后 30 个工作日内完成归档工作。社会组织登记档案管理机构（人员）在接收归档的文件材料时，应当认真核对清点，符合归档要求的，予以接收，办理交接手续；不符合要求的，不予接收，社会组织登记管理机构（人员）应当及时补正。

第八条 社会组织登记档案的利用是指对社会组织登记档案的阅览、复制和摘录。在介绍信或调查函中应当写明具体的利用方式及利用的档案内容，社会组织登记档案的利用应当按照下列规定执行：

    （一）社会组织登记档案的形成单位因工作需要，履行登记手续，填写查阅登记表，可以利用本单位形成的社会组织登记档案；
    （二）人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关等部门因工作需要，持单位介绍信可以利用相关的社会组织登记档案；
    （三）社会组织业务主管单位因工作需要，持单位介绍信可以利用其主管的社会组织的登记档案；
    （四）社会组织因工作需要，持单位介绍信可以利用本组织的登记档案；
    （五）律师根据案情的需要，自行调查取证的，凭律师执业证书、律师事务所证明，可以利用与承办法律事务有关的社会组织登记档案；当事人和除律师以外的其他诉讼代理人根据案情的需要，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件，可以利用与诉讼事务有关的社会组织登记档案；
    （六）其他单位、组织凭单位介绍信，公民凭个人有效身份证明可以查询公开的社会组织的登记事项；
    （七）对涉密档案的利用 ，应当遵守国家有关规定 ，并按保密程序审批。

第九条 社会组织登记档案利用的相关要求：

（一）查阅档案人员应在档案室内查询，并保持安静、卫生；
    （二）查阅档案人员应维护档案的整洁和完整，不得在档案资料上乱涂乱画，不得转借、抽取、影印、复印、拆换及污损档案资料，否则依法追究当事人相关责任；
    （三）查阅档案归还时，档案管理人员应认真清点核对，并做好归还记录。

第十条 社会团体登记文件材料移交范围：
    （一）社会团体成立登记文件材料：登记管理机关准予社会团体成立的文件；社会团体成立登记申请书；业务主管单位审查同意的文件；社会团体法人登记申请表；社会团体法定代表人登记表；会员大会或会员代表大会通过并经业务主管单位审查同意的章程；社会团体章程核准表；住所使用权证明；会长（理事长）、副会长（副理事长）、秘书长备案表及其身份证明、理事会（常务理事会）名册、会员名册；会议纪要及其他材料等；

（二）社会团体变更名称登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更名称的文件；社会团体变更名称登记申请表；业务主管单位同意变更名称的文件；社会团体章程核准表；修订后的章程及其章程修订说明；会议纪要及其他材料等；
    （三）社会团体变更法定代表人登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更法定代表人的文件；社会团体变更法定代表人登记申请表；社会团体法定代表人登记表；前任法定代表人任职期间的财务审计报告；拟任法定代表人身份证明；会议纪要及其他材料等；
    （四）社会团体变更业务主管单位登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更业务主管单位的文件；社会团体变更业务主管单位登记申请表；原业务主管单位同意变更的文件；新业务主管单位同意作为该社会团体业务主管单位的文件；会议纪要及其他材料等；
    （五）社会团体变更住所登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更住所的文件；社会团体变更住所登记申请表；新住所证明（房产单位出具的证明或买卖合同复印件或租赁合同复印件）；会议纪要及其他材料等；
    （六）社会团体变更注册资金文件材料：登记管理机关准予变更注册资金的文件；社会团体变更注册资金登记申请表；验资证明；会议纪要及其他材料等；
    （七）社会团体变更业务范围文件材料：登记管理机关准予社会团体变更业务范围的文件；社会团体变更业务范围申请表；会议纪要及其他材料等；
    （八）社会团体备案材料：社会团体印章式样；银行开户证明(复印件)；社会团体办事机构备案表；社会团体负责人变动申请表、社会团体负责人备案表及其身份证明；社会团体分支（代表）机构相关材料；其他材料；
    （九）社会团体章程修订及其核准文件材料：社会团体章程核准表；经核准的社会团体章程；章程修订说明；会议纪要及其他材料等；
    （十）社会团体注销登记文件材料：登记管理机关准予社会团体注销登记的文件；社会团体注销登记申请书；业务主管单位同意注销登记的文件；社会团体法人注销申请表；社会团体清算审计报告；社会团体清算报告书；会议纪要及其他材料等；
    （十一）行政执法文件材料：双随机抽查表；行政处罚决定书；取缔非法社会组织决定书；其他材料等。

第十一条 民办非企业单位登记文件材料移交范围：

（一）民办非企业单位成立登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位成立登记的文件；民办非企业单位成立登记申请书；业务主管单位的批准文件；住所使用权证明；验资证明；拟任法定代表人或单位负责人（理事会负责人、执行机构负责人）基本情况及其身份证明；民办非企业单位法人登记申请表；民办非企业单位法定代表人登记表；民办非企业单位章程及其核准表；会议纪要及其他材料等；
    （二）民办非企业单位变更名称登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更名称的文件；民办非企业单位变更名称登记申请书；民办非企业单位变更名称登记申请表；业务主管单位同意变更名称的文件；会议纪要及其他材料等；
    （三）民办非企业单位变更法定代表人登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更法定代表人的文件；民办非企业单位变更法定代表人登记申请表；民办非企业单位法定代表人登记表；前任法定代表人任职期间的财务审计报告；拟任法定代表人的基本情况和身份证明；会议纪要及其他材料等；
    （四）民办非企业单位变更业务主管单位登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更业务主管单位的文件；民办非企业单位变更业务主管单位登记申请表；原业务主管单位同意变更的文件；新业务主管单位同意作为该民办非企业单位业务主管单位的文件；会议纪要及其他材料等；
    （五）民办非企业单位变更住所登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更住所的文件；民办非企业单位变更住所登记申请表；新住所证明（房产单位出具的证明或买卖合同复印件或租赁合同复印件）；会议纪要及其他材料等；
    （六）民办非企业单位变更开办资金登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更开办资金的文件；民办非企业单位变更开办资金登记申请表；验资证明；会议纪要及其他材料等；
    （七）民办非企业单位变更业务范围登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更业务范围的文件；民办非企业单位变更业务范围申请报告；会议纪要及其他材料等。
    （八）民办非企业单位备案材料：印章式样；银行开户证明（复印件）；民办非企业单位内设机构备案表；民办非企业单位负责人变动申请表；民办非企业单位负责人备案表；其他材料等；
    （九）民办非企业单位章程及其核准文件材料：登记管理机关对民办非企业单位章程核准文件；民办非企业单位章程；业务主管单位审查同意的文件；修订后的章程及其修订说明；会议纪要及其他材料等；
    （十）民办非企业单位注销登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位注销登记的文件；注销登记申请书；业务主管单位同意注销登记的文件；民办非企业单位法人注销申请表；民办非企业单位清算报告书；会计师事务所出具的民办非企业单位清算报告；其他材料等；
    （十一）行政执法文件材料：双随机抽查表；行政处罚决定书；取缔非法社会组织决定书；其他材料等。

第十二条 本办法由海口市民政局负责解释。

海口市民政局办公室
2024 年 9 月 11 日印发